Erfolgsgeschichten aus dem Mittelstand – echte Menschen, echte Veränderungen | Prozesskraft

Drei kurze Geschichten aus Fertigung, Handel und Dienstleistung zeigen, wie mittelständische Teams mit Klarheit, kleinen Schritten und guter Begleitung ihre Arbeit spürbar erleichtern.

Drei Wege, auf denen Technik spürbar Entlastung brachte

Maschinenbau

„Unsere Sachbearbeiter haben abends wieder Luft“

„Ich verlasse das Büro selten nach 18 Uhr – früher war das unmöglich. Die Kolleginnen bemerken den Unterschied jeden Tag.“

Petra R., Leiterin Auftragsabwicklung

Ausgangslage

Angebote wurden händisch aus CAD-Listen zusammengeschrieben. Drei Tage brütete das Vertriebsteam über Excel und Stücklisten.

Was wir gemeinsam taten

  • Eine kleine Task-Force aus Vertrieb, IT und unserer Entwicklung modellierte den Prozess auf einem Whiteboard.
  • Innerhalb weniger Wochen entstand ein Assistent, der Stücklisten automatisch prüft, Preise zieht und ein PDF erzeugt.
  • Nach zwei Durchgängen konnte der Vertrieb das System eigenständig anpassen.
Praxisbeispiele aus drei Branchen

Großhandel

„Bestellungen passen jetzt zu unserer Saison, nicht andersherum“

„Der Bildschirm im Büro zeigt uns jeden Morgen, ob wir handeln müssen. Kein Ratespiel mehr. Das senkt Stress – und Lagerkosten.“

Einkaufsleiter Timo S.

Ausgangslage

Sommerware stapelte sich im Lager, Winterware fehlte. Prognosen waren Bauchgefühl, nicht Daten.

Was wir gemeinsam taten

  • Wir kombinierten vorhandene ERP-Zahlen mit Wetter- und Kalenderdaten.
  • Einkauf, Lager und IT entwickelten gemeinsam einen „Ampel-Monitor“: Grün bedeutet, Bestände sind im Soll; Orange fordert Nachbestellung, Rot warnt.
  • Nach drei Wochen Pilotbetrieb wollte das Lager das Tool behalten, also haben wir es skalierbar gemacht.

Dienstleistung

„Unsere Hotline klingt jetzt entspannter“

„Die Agenten reden leiser, weil niemand mehr hetzt. Wir lösen mehr Anfragen beim ersten Anruf und haben wieder Zeit für knifflige Fälle.“

Teamleiterin Anne K.

Ausgangslage

Service-Agenten arbeiteten mit Copy-and-Paste-Antworten, suchten lange nach Informationen. Die Warteschleife wuchs.

Was wir gemeinsam taten

  • Ein Sprachassistent hörte zu, erkannte das Anliegen und schlug direkt eine Wissensartikel-Antwort vor.
  • Einfache Fälle wurden sofort gelöst, komplexe gingen mit sauberer Zusammenfassung an Fachabteilungen.
  • Nach zwei Monaten wurde das System fester Teil des Onboardings.

Was alle drei Projekte verbindet

Kleiner Start – Pilot statt Großprojekt.
Daten, die schon da waren – keine langen Migrationen.
Früh sichtbarer Nutzen – das Team spürt Entlastung innerhalb weniger Wochen.
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